Politique de confidentialité
Politique de confidentialité du Conseil des normes professionnelles
Le Conseil des normes professionnelles (CNP) respecte votre vie privée. Le CNP s’efforce de protéger la confidentialité de tout renseignement personnel qu’il reçoit. La présente politique de confidentialité décrit a) le type de renseignement que recueille le CNP; b) les circonstances dans lesquelles ces renseignements sont recueillis et les moyens de collecte utilisés; et c) les modes de stockage, d’utilisation et de partage des renseignements du CNP.
Le CNP a confié à Nzinga White, directrice des opérations, la responsabilité de la présente politique de confidentialité.
Quels renseignements le CNP recueille-t-il?
Le CNP recueille uniquement les renseignements que vous lui fournissez. Le CNP n’utilise aucune technique qui collecte des renseignements à votre sujet à votre insu ou sans votre consentement.
Le CNP recueille les types de renseignements suivants :
- Nom de famille
- Antécédents professionnels
- Antécédents et renseignements scolaires
- Adresse(s) postale(s)
- Adresse(s) électronique(s)
- Numéro(s) de téléphone
- Renseignements financiers
- Numéro de candidat
Dans quelles circonstances le CNP recueille-t-il des renseignements?
Le CNP recueille des renseignements lorsque les candidats s’inscrivent au processus de certification des associations et instituts provinciaux et territoriaux (PTIA), soumettent des dossiers de mentorat et d’expériences dans le cadre du processus d’accréditation et s’inscrivent au cours en éthique et professionnalisme et au test en ligne ainsi qu’à l’examen professionnel. Les candidats peuvent s’inscrire en ligne ou par la poste. Les renseignements recueillis dans chaque cas sont les mêmes, sans égard à la méthode choisie.
Le CNP vous informe avant de recueillir tout renseignement personnel. Vous avez le droit de refuser que vos renseignements soient collectés, auquel cas le CNP s’efforcera de prendre des mesures au cas par cas. Sous réserve des obligations juridiques et contractuelles, vous avez le droit de retirer votre consentement moyennant un préavis raisonnable.
Les renseignements relatifs aux cartes de crédit fournis en ligne sont traités au moyen d’un lien sécurisé avec l’émetteur de cartes de crédit du CNP. Les renseignements relatifs aux cartes de crédit fournis par la poste sont également traités de manière sécuritaire. Les renseignements relatifs aux cartes de crédit ne seront en aucun cas vendus, loués ou partagés avec des tiers.
Pourquoi le CNP recueille-t-il des renseignements?
Le CNP recueille exclusivement les renseignements minimaux requis pour atteindre les quatre objectifs suivants :
- Vérifier l’admissibilité des candidats au processus de certification;
- Créer les comptes utilisateur des candidats pour le portail de certification en ligne et traiter les demandes et les inscriptions des candidats à l’examen professionnel et au cours en éthique et professionnalisme en ligne;
- Examiner les soumissions des candidats aux fins du processus de certification, à savoir les dossiers de mentorat et d’expériences de travail;
- S’assurer que toutes les confirmations ou demandes de renseignements nécessaires sont envoyées à l’adresse appropriée;
- S’assurer que les paiements des candidats sont traités adéquatement;
- Verser aux membres du conseil et aux bénévoles tous les remboursements ou rétributions auxquels ils ont droit.
Le CNP communique-t-il les renseignements personnels qu’il recueille?
Le CNP communique les renseignements suivants à l’Institut canadien des urbanistes (ICU) et aux associations et instituts provinciaux et territoriaux dans la région concernée :
- Nom de famille
- Antécédents professionnels
- Antécédents et renseignements scolaires
- Adresse(s) postale(s)
- Adresse(s) électronique(s)
- Numéro(s) de téléphone
Le CNP communique exclusivement les renseignements minimaux requis pour permettre à l’ICU et aux associations et instituts provinciaux et territoriaux concernés d’inscrire les candidats comme membres.
Le CNP partage également des renseignements avec les évaluateurs du processus d’évaluation et de reconnaissance des acquis (ÉRA). Les évaluateurs de l’ÉRA sont membres à part entière (agréés) d’une association ou d’un institut provincial ou territorial ou RPP en règle depuis sept ans. Les évaluateurs de l’ÉRA évaluent les compétences et l’expérience des candidats afin de déterminer si ceux-ci satisfont aux exigences d’adhésion au CNP. Les renseignements communiqués aux évaluateurs de l’ERA se limitent au nom des candidats, à leurs antécédents professionnels, à leurs antécédents scolaires et à leurs coordonnées (adresse postale, adresses électroniques et numéros de téléphone).
Le CNP utilise-t-il les médias sociaux?
Le CNP peut créer et tenir à jour des comptes de médias sociaux (Twitter, LinkedIn, etc.) auxquels vous pouvez vous abonner. Dans la mesure où ces comptes sont créés et tenus à jour par des tiers fournisseurs, vous êtes assujettis aux conditions de confidentialité desdits tiers. Le CNP n’exerce aucun contrôle sur ces tiers ni sur leurs politiques de confidentialité. Veuillez examiner attentivement leurs politiques. Le CNP décline expressément toute responsabilité quant à l’utilisation de vos renseignements personnels par ces tiers.
Le CNP recueille-t-il des renseignements de nature non personnelle?
L’hébergement du site Web du CNP et les systèmes logiciels connexes peuvent enregistrer automatiquement des renseignements généraux sur votre consultation du site Web du CNP tels que :
- le domaine Internet de votre fournisseur de services Internet, comme « company.com » ou « service.ca », et l’adresse IP de l’ordinateur sur lequel vous accédez au site Web;
- le type de navigateur utilisé pour consulter le site du CNP;
- le type de système d’exploitation que vous utilisez (Macintosh ou Windows);
- et la date et l’heure de l’accès à la page Web à partir de laquelle vous avez été dirigé vers le site Web du CNP ainsi que les renseignements sur cette page Web.
Ces renseignements sont utilisés à des fins d’analyse statistique dans le but d’aider le CNP à améliorer son site pour les visiteurs. Les renseignements peuvent également être utilisés à des fins de vérification. Le CNP peut également divulguer ces renseignements de nature non personnelle à des tiers. Un tel système de suivi ne consigne aucun renseignement personnel sur des personnes ni ne relie aucun renseignement à aucune donnée personnelle recueillie.
Le CNP utilise-t-il des témoins (cookies)?
Un « témoin » est un élément d’information qu’un site Web peut envoyer à votre navigateur, qui peut ensuite le stocker sur votre disque dur. Lorsque vous visitez de nouveau le site, celui-ci peut adapter l’information à vos préférences individuelles. Les témoins ne contiennent aucun renseignement qui permette de vous identifier. Le CNP peut utiliser des témoins qui vous identifient comme un visiteur ayant déjà consulté le site. Les navigateurs comme Firefox ou Internet Explorer vous permettent de désactiver les témoins.
Puis-je vérifier les renseignements dont le CNP dispose dans ses dossiers?
Vous pouvez demander en tout temps une copie des renseignements personnels que le CNP possède dans ses dossiers afin de vérifier leur exactitude. Le CNP s’assure de vous fournir ces renseignements dans les dix jours ouvrables qui suivent la réception de votre demande.
Comment les renseignements personnels sont-ils stockés? Pendant combien de temps sont-ils conservés?
Tous les dossiers papier sont entreposés dans des classeurs verrouillés dans les bureaux du CNP ou dans des locaux d’archivage verrouillés en dehors des bureaux. Seul le personnel administratif du CNP a accès à ces dossiers. Les fichiers électroniques, y compris les renseignements recueillis sur le portail de certification, sont sauvegardés sur un serveur sécurisé protégé par un mot de passe; seul le personnel administratif de la DGSTP a accès à ces fichiers.
Les renseignements personnels sont conservés conformément à la politique de conservation des documents du CNP. Les dossiers des candidats qui précèdent la certification sont conservés pendant sept ans. Les dossiers des candidats après l’accréditation et les dossiers de demande (dossiers des personnes posant leur candidature qui ne soumettent pas tous leurs documents dans un délai de trois ans) sont conservés pendant trois ans.
Politique approuvée par le conseil d’administration du CNP le 15 novembre 2019